[FREELANCE] Narzędzia freelancerów ułatwiające pracę zdalną

Do rzeczy: Najważniejszą rzeczą w pracy zdalnej, czy to na freelance’ie, czy home office, jest niezaprzeczalnie komunikacja. Poza dobrymi słuchawkami nausznymi z mikrofonem i regulacją głośności zdecydowanie zalecam. Na rynku (zwłaszcza po 2020) jest cała masa programów ułatwiających pracę zdalną, dlatego skupię się tutaj wyłącznie na tych sprawdzonych i używanych przeze mnie w codziennej pracy. Główne kryteria dla mnie, czy dany program jest dla mnie przede wszystkim jego funkcjonalność, integralność z innymi programami, łatwość obsługi, cena (a najlepiej jej brak) i multiplatformowość (czyli, czy jest dostępny również w wersji na Androida).

Do komunikacji audio-wideo:

• Google Meat / Hangouts / Google Chat – jedno jest rozwinięciem drugiego. O ile Hangouts jest na użytek prywatny, o tyle GMeat to narzędzie dla firm. Wszystkie tak naprawdę służą do tego samego – komunikacji. W obu możemy rozmawiać z kilkoma osobami i udostępniać sobie ekran, co przyśpiesza komunikację i feedback, a także wymianę wiadomości tekstowych i plików. Wersja dla firm obsługuje pokoje dla większej liczby użytkowników jednocześnie i narzędzia do sprawniejszego zarządzania, kiedy i kto może mówić. Co bardzo ogranicza chaos w kontakcie z niedoświadczonymi użytkownikami. Na uwagę zasługuje fakt, że każde z tych narzędzi ma też swoją wersję na telefon z Androidem, co zasługuje na duży plus, gdy staje się to głównym kanałem komunikacji z klientem.

• Skype – służy praktycznie do tego samego co wymienione wyżej narzędzia i choć jest najłatwiej przekonać do niego nienadążających za postępem klientów, to mam co do niego dość mieszane uczucia. Nie zawsze wszystko działa w nim tak, jakbym chciał, a z uwagi na sporadyczność, z jaką go używam, czasem ciągnie to za sobą dalsze problemy.

Wymiana wiadomości:

• SMS to nie wszystko i poza ww. programami nie wyobrażam sobie pracy bez popularnej dzisiaj skrzynki mailowej na Gmailu. Czemu? Głównie za sprawą integracji wszystkich programów-usług, jakie oferuje Google. Nie mam problemów z udostępnianiem całych folderów, uprawnień, czy komentarzy w plikach. Bardzo się cieszę, gdy klient pisze do mnie z adresu @gmail.com, bo wiem, że komunikacja na etapie feedbacku może być szybka i konkretna za sprawą…

• … Komentarzy do plików na Gdrive. W skrócie – malinowe rozwiązanie żywcem wyjęte z takich programów jak Asana, czy Slack. Wystarczy, że klient zaznaczy fragment obrazu lub tekstu do poprawy, zatytułuje komentarz rydyger.p@gmail.com, a ja już dostaje powiadomienie na maila i telefon o nowym zadaniu do wykonania. Bez dopytywań czy to na pewno to, czy może tamto do poprawy. Fakt działa to z innymi skrzynkami, ale nie zawsze tak dobrze, jak z kontami Google.

Monitorowanie czasu pracy i procesów:

• Clocklify zalecam wszystkim. Zarówno początkującym, jak i doświadczonym nie tylko po to, by przekonać się, ile czynnie czasu spędzamy nad projektem, ale również po to, by mieć argument przed samym sobą, że już wystarczy pracy na dziś. Umiejętnie wykorzystany program pozwala też na monitorowanie swojej wydajności i rentowności projektów.

• Asana, Bitrix24, Slack, Basecamp i pochodne to programy do zarządzania zespołami i projektami, często posiadające moduły do monitorowania czasu pracy. Szczególnie polecam dwa pierwsze, które miałem okazje poznać trochę bliżej niż pozostałe. Z uwagi na grupy docelowe tych programów mało który jest w pełni darmowy ale na użytek własny w zupełności wystarcza mi aplikacja To Do. Programy jak Asana obsługuje na co dzień wyłącznie na potrzeby firm trzecich, choć nie sposób odebrać im zasadności i funkcjonalności.

Inne:

• Dokumenty i formularze Google – po trochu z uwagi na integracje narzędzi między usługami i platformami (mobilnymi włącznie) po trochu na dostępność i bezpieczeństwo (są w pełni za darmo), ale też z uwagi na łatwość pracy wielu osób naraz w czasie rzeczywistym.

• To do – planer zadań spod Windowsa z możliwością przypisywania zadań innym użytkownikom. Jest bardzo wygodny i czytelny, a także, co dla mnie ważne, ma swoją wersję na Androida.

• Poczta Windows – Przydatne narzędzie, gdy musimy monitorować więcej niż jedną lub dwie skrzynki mailowe.

• Mój telefon – kolejne proste i genialne rozwiązanie od Microsoftu, tym razem do komunikacji z telefonem. Pozwala na odbieranie i wysyłanie plików, wiadomości SMS, a także rozmowy telefoniczne i to wszystko z poziomu komputera bez zdejmowania headsetu (!) Jak dla mnie – baja.

Oczywiście to nie wszystkie narzędzia, jakimi się posługuje na co dzień, a już na pewno niejedyne w mojej pracy, ale zdecydowanie są to takie, których umiejętne wdrążenie w wypracowane procesy może wpłynąć pozytywnie na wydajność i produktywność.